Om jag hade blivit tillfrågad för ett år sedan vad en sak skulle göra min balans mellan arbete och hemliv roligare skulle mitt svar ha varit enkelt… fjärrarbete. Snabbspola ett år framåt och effekterna av coronaviruset och här sitter jag, satt på mitt nyinrättade hemmakontor, i en mycket bekväm tröja, dricker ur min favoritkaffekopp och förbereder mig för att skriva om verktyg för distansarbete.
Det är ingen överraskning att 99 % av de som för närvarande arbetar på distans skulle vilja fortsätta göra det åtminstone på deltid under resten av sin karriär. Under den nuvarande COVID-19-pandemin har du förmodligen upptäckt att det finns många fördelar med att arbeta på distans; för dig, ditt företag och din arbetskraft, här är lite annan effektfull statistik…
- 77 % av människorna säger att arbete hemifrån har förbättrat deras allmänna hälsa och välbefinnande
- 85 % av över 15 000 globala företag bekräftar att stor platsflexibilitet leder till ökad produktivitet
- 80 % av människorna sa att när de stod inför två liknande jobb skulle de tacka nej till det som inte erbjuder flexibla arbetsvillkor
Så hur kan du utrusta ditt småföretagsteam med rätt fjärrarbetsverktyg för att säkerställa att de kan uppfylla alla aspekter av sin roll…nu och i framtiden? Det här är de typer av verktyg som ditt team kommer att behöva.
1. Hårdvara
Detta är en viktig utgångspunkt för att etablera din fjärr-/hemarbetsuppställning. Se till att anställda har en fungerande stationär eller bärbar dator, pålitlig WiFi och en smartphone. Detta kan låta grundläggande, men det är det första steget för att komma igång. Beroende på deras roll kan det finnas andra saker som är nödvändigheter, såsom en skrivare, skanner, fast telefon, etc. och med de sakerna kommer utgifter såsom skrivarbläck, papper med mera. Om dessa enheter är avgörande för deras arbete bör du tillhandahålla och underhålla dem så att deras byte av plats inte påverkar deras förmåga att arbeta.
När det gäller verktyg för fjärrarbetande kommer anställda att förlita sig mycket på mobila enheter, surfplattor och bärbara datorer. Genom att integrera en mobil arbetsflödesstrategi i dina arbetsprocesser kan du erbjuda mer flexibilitet till dina anställda och öka effektiviteten. Du kan till exempel distribuera mobilbaserade appar som kan fungera med eller utan WiFi.
3. Microsoft Office
Office 365-sviten inklusive Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, etc, är praktiskt taget obligatoriskt för alla kontorsbaserade jobb. Du använder förmodligen redan många funktioner i Office 365-plattformen. Och eftersom Microsoft har anammat molnteknik kan du nu logga in var som helst. Detta innebär att de, oavsett var dina anställda arbetar, kan komma åt de verktyg de behöver.
4. Cloud Computing
Fjärrarbetande anställda älskar fördelarna med cloud computing; det säkerställer en sömlös upplevelse för användarna, samt säkerhet för arbetsgivaren. Användare kan logga in var som helst och i huvudsak återskapar denna funktion sin arbetsmiljö på ett virtuellt sätt. Allt detta gör det till ett måste-ha fjärrarbetsverktyg.
Molnlösningar är också skalbara, vilket innebär att resurser och funktionalitet kan öka i takt med att ditt företag växer. De eliminerar också behovet av intern IT-personal och infrastruktur och är därför en kostnadseffektiv lösning. Det viktigaste är att en molnbaserad lösning säkerställer att användare har tillgång till all information, filer och dokument de behöver oavsett var de befinner sig.
Det finns många val av molnbaserade plattformar tillgängliga, men toppleverantörer inkluderar Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Amazon Web Services, Google Cloud, IBM Cloud, Alibaba och Oracle Cloud.
När du väl har etablerat cloud computing kan du förbättra dina anställdas förmåga att arbeta tillsammans ytterligare genom att introducera molnbaserade appar. Exempel på dessa skulle kunna relatera till; kommunikation, projektledning, produktivitet/uppgiftsledning och samverkan. Verktyg som Microsoft Planner, Asana, Trello och monday.com säkerställer att de, oavsett var de anställda befinner sig, kan kommunicera, samarbeta och arbeta sömlöst genom ett projekt.
6. Videokonferens- och chattplattform
Att hålla kontakten och kunna samarbeta med kollegor är avgörande för att effektivt kunna arbeta på distans. Med plattformar som Microsoft Team, Zoom, Webex, Skype och Google Hangouts är det enklare än någonsin att hålla kontakten och ha regelbundna möten “ansikte mot ansikte”.
Om måndagen traditionellt börjar med ett helt lagmöte finns det ingen anledning till att det inte kan fortsätta. Du kanske till och med kan bygga in lite extra nöje för din arbetsstyrka genom att utmana dem att komma med den bästa virtuella bakgrunden eller införliva dina varumärkesprodukter i deras arbetsupplägg.
Slutgiltiga tankar…
För många av oss kan ankomsten av covid-19 ha varit katalysatorn som fick oss att bli mobiliserade. Men fördelarna för dig och ditt företag kan vara långvariga. 76 procent av arbetarna sa att de skulle vara mer lojala mot sina arbetsgivare om de hade flexibla arbetsalternativ; så det är kanske dags att börja fundera på om det här tillvägagångssättet är ett du kan fortsätta med.
