Att arbeta hemifrån är inte längre en dröm för anställda. Verkligheten är att företag nu inte bara accepterar utan omfamnande att deras anställda kan behöva arbeta hemifrån under lång tid. I dagens värld, med dagens teknik, borde arbete hemifrån inte vara annorlunda än att arbeta på kontoret. Vi har sammanställt en lista över fördelarna, utmaningarna och det väsentliga som dina anställda behöver för att uppgradera sitt hemmakontor och göra det enkelt att arbeta hemifrån på lång sikt.
Fördelarna och utmaningarna med att arbeta hemifrån
Det är lätt att se varför anställda älskar det så mycket; ingen dyr pendlingstid, mer tid hemma med familjen, mindre stress, förbättrad produktivitet och större flexibilitet. I själva verket, enligt en undersökning, säger 75 % av distansarbetarna att de är mer produktiva på grund av färre distraktioner, medan 74 % sa att de stött på färre avbrott från arbetskamrater.
Dessutom avslöjar Buffers 2020 State of Remote Working-rapport de bredare fördelarna som är förknippade med distansarbete, inklusive mindre stress från att inte behöva pendla och större flexibilitet i deras schema.
Men att arbeta hemifrån är inte alltid lätt och har sina egna utmaningar, särskilt om man gör det permanent. Till exempel kan ensamhet och improduktiva vanor leda till att man känner sig slö och lämnas utanför kontoret. Så det är viktigt att se till att de anställda är ordentligt inställda på att arbeta hemifrån om du vill att de ska utföra sina dagliga uppgifter till en hög standard.
Nödvändig utrustning som behövs för att arbeta hemifrån på lång sikt
Din medarbetares arbetsplats är där de kommer att spendera en betydande del av sin tid. Medan vissa kanske har ett kontor hemma, kan andra vara begränsade till matbordet. Oavsett vilket, här är de väsentliga sakerna som behövs för att göra arbetet mer produktivt och hälsosamt om det finns ett behov av att arbeta hemifrån på lång sikt.
1. Tangentbord och mus
Att investera i ett tangentbord är avgörande för produktiviteten. Ingen vill vara böjd över en liten bärbar datorskärm, och ett tangentbord befriar anställda från det. På samma sätt innebär en mus att anställda kan arbeta mer effektivt.
Det kan vara frustrerande när du till exempel använder en pekplatta för en bärbar dator för att försöka göra krångliga saker som att rita. Resultatet är en bekvämare installation med en mer kontorsbaserad känsla.
2. Skrivbord och stol
Att ställa upp ett skrivbord och en stol hjälper medarbetarna att skapa mentala associationer till arbetet och förbättra dålig hållning. En mer ergonomisk uppställning hjälper till att undvika rygg- och nacksmärtor, vilket minskar risken för långvariga skador.
Eftersom dina anställda kommer att tillbringa mycket tid på att sitta på den platsen är det viktigt att få det här rätt. En ergonomisk uppställning hjälper också medarbetarna att fokusera bättre. Stående skrivbord har också blivit mer populärt för att förbättra hälsan och produktiviteten.
3. Supersnabb dator
Uppenbarligen bygger arbete hemifrån till stor del på teknik. Ingenting är viktigare än en bra dator. Den ska kunna fungera effektivt oavsett om den anställde deltar i videosamtal, med hjälp av datorintensiva program eller molnapplikationer.
4. Ytterligare tillägg
Ett stativ för bärbar dator och en stationär skärm/monitor är trevliga att ha, men anställda kan istället försöka höja placeringen av sin skärm till ögonhöjd. Att hålla skärmen i ögonhöjd minskar belastningen på halsen och ögonen. En lampa är också ett bra komplement för förbättrad belysning, samt för att placera installationen nära ett fönster för frisk luft och ventilation.
Viktiga appar som behövs för att arbeta hemifrån på lång sikt
Det finns massor av verktyg lätt tillgängliga för att göra det enklare att arbeta hemifrån, från videokonferenser till samarbete. Här är några av de bästa verktygen som dina anställda behöver för att hålla kontakten, kommunicera effektivt och arbeta sömlöst.
5. App för support och resursbegäran
Det är viktigt för anställda att fortfarande känna sig stöttade och ha tillgång till resurser när de inte är på kontoret. Att använda ett digitalt formulärverktyg, som JotForm, gör det möjligt för anställda att snabbt och enkelt skicka in förfrågningar.
6. App för videokonferenser
Kommunikation är alltid bättre när du kan se den andra personen. Videosamtal hjälper medarbetarna att känna sig mer anslutna till sina medarbetare och bygga bättre relationer med externa parter. Videokonferenser innebär att du inte bara kan höra personen som talar, utan också se deras ansiktsuttryck.
Det finns många videokonferensverktyg tillgängliga, från Zoom till Microsoft Teams. Många företag håller nu dagliga videoträffar med sina team så att alla vet vem som gör vad varje dag och anställda inte glömmer vänliga ansikten.
7. Projektledningsverktyg
När du arbetar hemifrån vill du att dina anställda ska vara organiserade och hålla koll på uppgifterna. En av de största utmaningarna med hemarbete är att se till att ingenting glider mellan stolarna och tilldelade aktiviteter är verkligen transparenta i hela teamet.
Ett projektledningsverktyg som Trello kommer att göra jobbet för att allt ska gå framåt. Dessa verktyg kan inte bara fånga uppgifter, utan tidshantering, arbetsflöden och brådskande av specifika uppgifter. Det hjälper också att hålla anställda ansvariga för när saker behöver levereras.
8. App för kontrakt och signatur
Programvara för digital dokumentsignering, som DocuSign, säkerställer att dina anställda fortfarande kan vinna nya affärer och fatta beslut när de inte är på kontoret. Det är ett riktigt enkelt verktyg som i princip låter medarbetaren signera och godkänna ett dokument på distans.
9. Cloud Storage Tool
En av de främsta fördelarna med molnlagring är att anställda kan komma åt data från var som helst, på vilken enhet som helst. Det är en livräddare för tillgänglighet och samarbete. Delade mappar innebär att anställda kan arbeta med samma dokument samtidigt och se förändringar i realtid. De kommer också att ha tillgång till samma information som om de var på kontoret.
Dessutom, ur säkerhetssynpunkt, möjliggör molnapplikationer som Google Drive att information och data delas säkert, så att du inte riskerar att anställda läcker data någonstans och informationen säkerhetskopieras på ett säkert sätt.
10. Kommunikationsappar
Som nämnts tidigare är ensamhet en viktig utmaning för hemarbetande. Kommunikationsverktyg säkerställer tydlig och koncis teamkommunikation, samt hjälper till att främja teambindning.
En meddelandeapp eller chattjänst säkerställer att anställda som arbetar på distans enkelt kan kommunicera med sitt team i realtid, som om det vore en vanlig konversation. För att kommunicera effektivt måste anställda ha tillgång till ett ordentligt headset för en bra ljudanslutning för att undvika distributioner.
Avslutar
Med det väsentliga dina anställda behöver kan det vara relativt enkelt att arbeta hemifrån permanent. Ur företagets perspektiv kan företag minska sina IT-omkostnader och nödvändiga kontorsutrymmen, samt ha en gladare arbetsstyrka, och ur medarbetarperspektivet ger arbetet hemifrån dem större flexibilitet, spara pengar och minska den allmänna stressen.
