Har du ett intranät? Om inte, bör du överväga att ha en. Ett intranät är ett virtuellt nätverk som hjälper anställda att ansluta sinsemellan och med företagsinformation.
De kan användas till alla möjliga saker, från företagsnyheter till personalutbildning till filer. Ett virtuellt intranät gör det lättare för anställda att få jobbet gjort genom att tillhandahålla en centraliserad plats för allt som har med deras jobb att göra.
Det gör det också lättare för kunder och leverantörer att hitta information om ditt företag utan att behöva söka på många webbplatser eller kalkylblad. Att ha ett intranät har dock några betydande nackdelar.
Om du inte vet vilken typ av risker du är villig att acceptera, kolla in dessa för- och nackdelar innan du bestämmer dig för om ditt lag ska ha en eller inte.
Fördelar
Anslut med fjärranställd personal
Fjärrarbetare har flera fördelar när de använder ett internetbaserat nätverk som ett intranät. De behöver inte spendera tid på att resa för att träffa kollegor. De kan också arbeta hemifrån, vilket kan vara en stor förmån för anställda som arbetar hemifrån.
Du kan skapa ett virtuellt privat nätverk (VPN) eller brygga mellan deras datorer och internet för att få detta att hända. Detta kan hjälpa till att skydda dina anställda från illvilliga hackare och andra internethot.
Medarbetarnas engagemang
Genom att hålla all sin kontaktinformation, betalningsinformation och annan viktig företagsinformation på ett ställe kan dina anställda enkelt komma åt denna information när de behöver den.
De kan också enkelt kommunicera utan att skriva varje tecken eller manuellt skicka ett e-postmeddelande. På så sätt är det mer sannolikt att dina anställda ställer upp när det behövs, och du kommer att hålla reda på vem som gör vad utan att gå fram och tillbaka mellan avdelningarna.
Centraliserad dokumenthantering
Du kan skapa ett enda digitalt dokument som inkluderar företagets policy, personalpolicyer och specifika procedurer för hela din verksamhet. Detta kommer att göra det mycket enklare för ditt team när det är dags att uppdatera dessa dokument.
Efter att ditt företag har utfärdat nya regler eller stadgar kan du helt enkelt ta med dem till ditt digitala dokument och uppdatera det där. Detta kommer att göra det mycket lättare för ditt lag att följa dessa nya regler.
Du kan också lagra gamla dokument som personalhandböcker eller policyer i molnet och komma åt dem när det behövs.
Förbättrad kommunikation
Med ett intranät har företag en central plats att kommunicera med alla anställda. Detta kan vara särskilt användbart om ett företag har anställda på olika platser.
Dessutom kan ett intranät hjälpa till att effektivisera kommunikationen genom att tillhandahålla en plats för anställda att dela dokument och information. Att ha ett intranät kan också bidra till att skapa en känsla av gemenskap inom ett litet företag. Ett intranät kan bidra till att skapa en stark laganda.
Ökad produktivitet
Ett intranät ger medarbetarna en central plats för att få tillgång till information och resurser. Detta kan spara tid för alla som annars skulle gå till spillo på att söka efter filer eller spåra svar på frågor. Det gör det också lättare för anställda att samarbeta i projekt, eftersom de snabbt och enkelt kan dela dokument och idéer.
Nackdelar
- Brist på kontroll: Varje avdelning kommer att ansluta till en annan avdelning via en inter-avdelnings VPN. Det betyder om en avdelning går ner.
- Brist på medvetenhet – En annan betydande risk förknippad med ett intranät är att ingen i ditt team vet vad som händer på andra avdelningar. Det finns ingen riktig kommunikation mellan olika avdelningar på ett intranät. Detta kan vara svårt för nyanställda att vänja sig vid. De kanske inte till fullo förstår fördelarna med att kunna ansluta till andra avdelningar genom ett interdepartementalt VPN.
- Brist på mångfald av information – Om du har ett intranät och varje avdelning arbetar utifrån samma virtuella nätverk, saknar du i grunden mångfald av information. Du kommer inte ha tillgång till olika dokument eller information från andra avdelningar. Detta kan göra det svårt för chefer som vill hålla sig uppdaterade om vad som händer på deras avdelningar och hålla sina teammedlemmar någorlunda homogena.
- Brist på transparens – Om en avdelningskonflikt inträffar kommer du inte att kunna lösa den informellt. Du måste ta med den till ett möte mellan avdelningarna och hoppas att alla känner sig generösa nog att tillgodose alla andras behov först.
Exakt vad är ett intranät
Ett intranät är ett privat datornätverk som en organisation använder. Det använder vanligtvis samma teknik som det offentliga Internet, men det är endast tillgängligt för organisationsmedlemmar. Intranät kan dela information, samarbeta i projekt och kommunicera med anställda.
Många organisationer använder intranättjänsteleverantörer för att konfigurera och hantera sina intranät. Dessa leverantörer erbjuder en mängd olika funktioner, inklusive säkerhet, lagring och användarhanteringsverktyg. Intranät kan vara en värdefull tillgång för organisationer, men de måste hanteras noggrant för att säkerställa att de är säkra och effektiva.
