Master data management (MDM) är ett seriöst verktyg som ger många fördelar för verksamheten. Så det kräver ett seriöst och genomtänkt genomförande. Vi på Synopps.com delar fem inte så självklara tips som kan hjälpa dig att bättre navigera en resa mot den bästa styrningen av masterdata.
Eftersom MDM är ett relativt nytt affärsområde för många företag, räknar vissa med att detta är en rent teknisk lösning. Faktum är att en IT-komponent är av mycket mindre betydelse än affärsbeslut om personal, målsättning och ledarskapsnivå. Det vi vill säga är att MDM är en affärsprocess som marknadsföring eller produktion och måste byggas i ett företags strategi, som ett hjul på en bil, inte en klistermärke på en bils framruta.
Färre dataformat i hela ditt företag
Misstag och inkonsekvenser uppstår ofta på grund av flera dataformat som används i en organisation. Denna mångfald är inte någons fel, inte heller ett fel. Det speglar bara utvecklingen av mjukvara. Företag skulle köpa ERP-system (Enterprise Resources Planning) och sedan köpa ytterligare produkter för olika funktioner, sedan fler och fler. För olika funktioner designades produkter och olika tillverkare använde olika sätt att lagra och distribuera data. Det hade inte varit ett problem förrän tillkomsten av digital teknik, när datavolymerna började växa exponentiellt.
Så ju färre format du utnyttjar desto bättre. Det skulle ge utdelning vid rensning av data såväl som rutinoperationer som fångst, lagring etc.
Involvera och utbilda anställda
De flesta anställda i en organisation hanterar masterdata på ett eller annat sätt genom att lägga in namnet på en kund i ett kundrelationshanteringssystem (CRM) eller skriva en adress till deras kontor på ett kuvert. Och en stor majoritet av dem vet inte vad deras data är och vad de betyder för organisationen. Återigen, det hade inte sett ut som en utmaning för bara tio år sedan. Nu gör det det.
Vissa företag involverar inte sina anställda i frågan, även med en ordentlig strategi för hantering av masterdata. Ansvariga chefer tycker inte att det är nödvändigt eftersom det finns specialister, helst från en IT-avdelning, som direkt tar itu med ärendet, medan andra bara ska följa instruktioner om datahantering.
Detta tillvägagångssätt är tänkbart, men kan knappast anses modernt och medger de krav som vår tids verksamhet ställer. Åtminstone tar du av dig en hel del idéer som dina anställda skulle kunna erbjuda om de var inblandade. Digitaliseringen har lett till att en stor del av personalen hanterar register av olika slag, vare sig det är tillgångsdata, produktionsdata eller kunddata. Du kan nu se en gadget i händerna på en specialist inom vars yrke du aldrig skulle kunna tänka dig som den som är kopplad till kommunikationsteknik.
Leta alltid efter nya informationslösningar på marknaden
MDM utvecklas ständigt med IT-företag och konsultföretag som erbjuder fräscha metoder och mjukvara. Det man kan genomföra nu var omöjligt för några år sedan och kommer att bli hopplöst föråldrat om ett par år.
Leverantörer förbättrar sina verktyg på permanent basis. Det är rätt för affärsstrategier också. Ett tävlingslopp pågår och det blir mer och mer akut då designen av en ny mjukvaruprodukt tar mycket kortare tid än tidigare. Detta leder till en bredare lista av lösningar som kommer ut på marknaden samt fler ansträngningar från din sida för att spåra dem.
Det är naturligtvis alltid bekvämt att arbeta med samma leverantör i flera år eftersom leverantören av masterdatahanteringstjänster är väl medveten om ditt företags behov och kan passa dem bäst. Men tänk att dina konkurrenter kan avancera med hjälp av en mer banbrytande strategi för masterdatahantering samtidigt som du föredrar att hålla dig till gamla och beprövade relationer.
MDM mer process än resultat
Master data management är inte en transportör, inte heller finansiella flöden eller andra affärsprocesser som behöver övervakas i realtid. Du skulle knappast regelbundet börja din arbetsdag med en genomgång av hur det ligger till i MDM. Men det är inte heller ett, låt oss säga, kontor som du hyrt, betalat för det och inte tänker på det dagligen.
För det första måste en MDM-strategi övervakas på en bas av prestationsmått och regelbundet revideras, precis som är fallet med alla företagsstrategier. För det andra måste MDM-taktik enligt vilken vi antar implementeringen av strategin övervakas och förbättras eftersom taktik – instruktioner, praxis, etc. – realiseras av människor som kan göra misstag eller misslyckas. En månads- eller kvartalssession – beroende på aktuella affärsmål och status i en organisation – om MDM-strategi och taktik rekommenderas med tillräcklig uppmärksamhet och engagemang.
Upprätta datastyrningspolicy
Policy är en uppsättning regler och principer som reglerar hur information i ett företag behandlas: vem vad och hur gör det med varje data han eller hon hanterar. Policy är inte bara instruktioner och vägledningar, det är en återspegling av ett företags filosofi, dess värderingar och långsiktiga vision.
En sådan policy kan inte efterliknas från ett annat företag med ens framgångsrika MDM-metoder eftersom den bör bygga på företagets erfarenhet och andra parametrar som anges ovan.
