Som småföretagare kan du vara intresserad av att prova en fjärranställd arbetsstyrka för dig själv, men om du inte är beredd att hantera en virtuell kontorsmiljö kommer du inte att utnyttja dess unika erbjudanden på bästa sätt. Här kommer jag att ta del av mina erfarenheter som distansarbetare för att ge dig fem bra tips för att anpassa din verksamhet till en distansarbetare.
1. Se till att ditt företag är fjärrkompatibelt
Detta låter som en självklarhet, men det finns verkligen några viktiga affärsfunktioner som helt enkelt inte kan göras på distans. Försök att inte ge upp i det här skedet – det finns många kreativa sätt att upprätthålla kontinuitet när du går över till ett helt avlägset team.
Bryt ner dina nyckelprocesser i deras mest grundläggande komponenter. Ser du några delar som du helt enkelt inte kan se är fjärrkompatibla? Notera dem och forska vidare. Det kan finnas alternativ som du ännu inte har upptäckt.
- Har du inköpsorder som behöver signeras? E-Signatur-appar som HelloSign och DocuSign kan hjälpa till med det.
- Ringer dina kunder vanligtvis ett kundtjänstnummer för att nå någon på kontoret? Använd molnbaserade virtuella telefoner för att vidarekoppla samtal till din fjärranställda och överväg att lägga till onlinesupportalternativ.
- Förlitar ditt företag sig på 1:1-samarbete och diskussioner? Gör en virtuell kontorsmiljö med verktyg som Slack eller Workplace från Facebook.
Om du har identifierat något som helt enkelt inte kommer att fungera för “arbete-från-var som helst”-förväntningar, måste du göra en förändring. Dessa processer måste antingen ändras så att de är fjärrkompatibla eller så måste du ha någon som är tillgänglig för att pendla efter behov.
Förutom att se till att dina kärnprocesser är fjärrkompatibla, måste du också överväga hur du ska hantera överlappningen. Denna överlappning kan vara mellan dina vanliga processer och fjärranpassade alternativ om du tillåter både fjärranställda och anställda på plats.
2. Ställ in tydliga förväntningar
För att effektivt leda en avlägsen arbetsstyrka måste du ha utmärkta skriftliga kommunikationsförmåga. Medan videokonferenser och telefonsamtal kan hjälpa till att fylla luckan, kommer du att lita på asynkron kommunikation oftare. För att undvika att orsaka förvirring och flaskhalsar, se till att ditt fjärrteam vet exakt vad som förväntas av dem i god tid.
Här är några förväntningar som du kommer att definiera.
Tillgänglighet
Det är ingen hemlighet att distansarbetare älskar flexibilitet i schemat. Men om din verksamhet är beroende av att dina anställda är tillgängliga för 1:1-diskussioner, måste du klargöra det. Definiera tidsfönstret som du absolut behöver ha dem tillgängliga för så att de kan planera sina scheman därefter.
Lyhördhet
Vad är en rimlig svarsfrekvens för att svara på dina (eller dina kunder!) e-postmeddelanden, telefonsamtal, snabbmeddelanden, etc.? Är det rimligt att dina anställda återkommer till dig i slutet av dagen, eller bör lyhördhet ha högre prioritet? Detta kommer naturligtvis att påverkas av deras roller, men det är viktigt att du uttryckligen definierar dina förväntningar på lyhördhet.
Etikett
Det kommer att hända en hel del otraditionell kommunikation och arbetsprocesser som du kanske inte är bekväm med. Vad är ett “no go” för ditt företag? Har du bestämmelser om hur anställda hanterar virtuella möten, telefonsamtal och kommunikation med dig och deras medarbetare? Dessa detaljer kan verka små, men de lägger en viktig grund för att kommunicera företagets kultur till din distansarbetare.
Kommunikation
För att minska onödiga flaskhalsar behöver du definiera hur kommunikationen hanteras i ditt företag. Finns det specifika plattformar dina medarbetare bör använda för kommunikation och samarbete? Vilket är det bästa sättet för dem att nå dig och sina medarbetare? Finns det en föredragen metod för kommunikation för olika användningsfall (t.ex. använd e-post när det inte är brådskande, använd snabbmeddelanden när ett brådskande svar behövs, etc)
Dina anställda som arbetar hemifrån eller på annan plats utanför anläggningen kommer att förlita sig mycket mindre på snabb kommunikation än din genomsnittliga interna arbetstagare. Om dina anställda utför projektbaserat arbete, ge dem dina önskade resultat och de exakta mätvärden du kommer att använda för att avgöra om de har utfört sina roller och uppgifter bra eller inte.
3. Var beredd på att lära dig lite ny teknik
Om du inte redan är tekniskt kunnig kommer du att ha en stor underläge. Fjärrstyrning av arbetskraft är starkt beroende av skapandet av en digital arbetsplats som stöds av teknologier som möjliggör kommunikation, samarbete, projektledning och andra viktiga affärsfunktioner.
Du måste åtminstone vara bekväm med att använda videokonferensutrustning och programvara för att underlätta virtuella möten. Dessa plattformar gör det otroligt bekvämt att komma ikapp med dina anställda, dela din datorskärm som en del av en virtuell presentation och upprätthålla de viktiga sociala kontakter som bidrar till kulturen på din arbetsplats.
Här är några populära fjärrarbetstekniker:
- Kommunikation: Slack, Workplace från Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Projektledning: Trello, Asana, måndag
- Fildelning: Google Drive, OneDrive, FTP-servrar
Lyckligtvis kommer många av dessa verktyg med gratis eller på annat sätt otroligt prisvärda erbjudanden som är perfekta för små företag. Kostnadsbesparingarna från minskade fastigheter, högre behållning av anställda och ökad produktivitet räknas. Det kommer mer än att kompensera för den jämförelsevis lilla investering som krävs för att hålla distansarbetare uppkopplade och arbeta effektivt.
4. Håll en fjärranställds moral hög
Distansarbetare har unika moraliska utmaningar på grund av att de är isolerade från de improviserade sociala upplevelser som vanligtvis ses hos deras interna motsvarigheter. Som småföretagare måste du vara uppmärksam på hur du kan återskapa magin med personlig anslutning i en virtuell miljö.
Här är några snabba tips för fjärranställdas moral:
- Bli social: Avsätt tid för informella sociala upplevelser! Överväg att göra de första minuterna av ditt veckomöte till ett inbjudande utrymme för informell chatt, skapa en dedikerad social kanal på din teamchattplattform eller arrangera små sociala evenemang på företagets tid.
- Erkännande: Beröm högt och beröm ofta! Om dina distansarbetare utför exceptionellt arbete, förtjänar de att uppmärksammas för det. Förutom 1:1-igenkänning, överväg att göra meddelanden i din teamchattplattform eller skicka dem ett litet tecken på uppskattning som ett presentkort till deras favoritrestaurang.
- Vara tillgänglig: Om du har en ledarroll för dina anställda måste de veta att du är genuint intresserad av deras framgång. De vill veta att du är engagerad i att ge dem det de behöver för att utmärka sig. Se till att du är lyhörd och tillgänglig för deras behov så mycket du rimligen kan vara.
5. Se till att dina fjärranställda är säkra
Cybersäkerhet är ett stort ämne. Den exakta infrastrukturen du ställer in för att hålla dina distansarbetare säkra kommer att variera beroende på riskerna förknippade med din anställdes roller. Uppenbarligen måste alla som hanterar känsliga uppgifter som personligt identifierbar information, immateriell egendom eller finansiella register ha lämpliga skyddsåtgärder.
Den här listan är inte den bästa tekniken och bästa praxis för cybersäkerhet för en distanserad arbetsstyrka. Men dessa alternativ är utmärkta för att låta dina fjärranställda vara säkra när de arbetar utanför platsen.
Virtuella privata nätverk (VPN)
Ett virtuellt privat företagsnätverk krypterar nätverkstrafik och ger dina fjärranställda ett sätt att ansluta till ditt företags interna nätverk. Om du underhåller en databas som anställda kommer att behöva komma åt på distans, kommer ett VPN att ge dina fjärrarbetare högre säkerhetsåtkomst.
Var försiktig med personliga enheter
“Bring Your Own Device” (BYOD)-policyer är ett otroligt populärt alternativ för virtuella team eftersom det tillåter fjärranställda att använda enheter de redan är bekväma med samtidigt som de sparar sina arbetsgivare på enhetshantering och upphandlingskostnader.
Tyvärr löper personliga enheter också en högre risk för cybersäkerhetsproblem. Detta beror på personlig webbsurfning, brist på företagsövervakningsmöjligheter och oövervakade tredjepartsapplikationer. Arbetsgivare som tillåter användning av personliga enheter för arbetsaktiviteter måste se till att deras anställda inte får tillgång till någon känslig information när de gör det.
Undvik osäkra wifi-anslutningar
Distansarbetare förknippas ofta med improviserade kontor i kaféer med gratis WiFi. Tyvärr kan allmänt tillgängliga WiFi-nätverk vara en mardröm för säkerheten eftersom okrypterade anslutningar kan snokas av närliggande cyberbrottslingar.
Detta är inte bara ett problem för kaféer – inte ens WiFi-anslutningarna som erbjuds av hotell, flygplan och AirBnB är garanterade att vara säkra. Om dina anställda måste arbeta under resan måste du investera i en mobil router med ett dataabonnemang. Detta gör att de kan ha en säker internetanslutning med dem vart de än går.
[hurrytimer id=”753″]
