Under åren har jag gjort en push för att göra min verksamhet så nära papperslös som möjligt. Det har inte varit så svårt att göra eftersom så mycket kan göras online och i molnet, men det har inneburit en ny utmaning – att hålla digitala filer organiserade så att jag snabbt kan hitta det jag behöver.
Jag har lärt mig en hel del genom processen. Jag skrev ursprungligen det här inlägget för några år sedan, men uppdaterade det idag med ännu fler tips som förhoppningsvis hjälper dig att organisera dina datorfiler och skapa ett strömlinjeformat och effektivt filsystem som ökar din produktivitet.
1. Gör en inventering av den aktuella situationen
Chansen är stor, om du inte har en helt ny dator och inte har migrerat över dina data ännu, har du förmodligen tusentals filer som kanske är organiserade på något sätt på din dator. Det skulle ta dagar att göra en massiv omorganisation, och jag vet att jag inte skulle ha tid eller tålamod att ta itu med det.
Börja med att analysera hur dina filer för närvarande är konfigurerade och skapa ditt nya system därifrån, bygg på den filstruktur du har på plats (även om det är lite rörigt). I extrema fall av filtrassel kan du skapa en “dump”-mapp, slänga allt där och börja om på nytt, migrera dina filer till ditt nya organisationssystem allt eftersom du arbetar med dem över tiden. Under tiden kan du dra nytta av sökfunktionen för att hitta det du behöver (se nedan för mer om detta).
2. Utforma en namngivningsstruktur
Det här steget kommer att förlita sig på personliga preferenser, för om du inte ställer in dina filer på ett sätt som är vettigt för dig, kommer du att slösa tid på att blanda igenom dem.
I allmänhet går min filstruktur från bred (Dokument) till specifik (Personligt > Barn > Medicinska papper). Du kan ställa in din filstruktur på ett sätt som fungerar för dig med kategorier, siffror, datum eller alfabetet.
När du har ställt in dina kategorier, skapa en standard beskrivande filnamnstruktur för dina dokument. De två faktorerna att ta hänsyn till här är: 1) att välja ett namn som ger dig en god uppfattning om vad varje fil är genom att titta på filnamnet, och 2) versionskontroll.
Om du tenderar att skicka filer fram och tillbaka via e-post och sedan spara dem på din hårddisk, bör filnamnen återspegla version, datum eller annan identifierande information så att du enkelt kan välja ut den senaste filen. Jag brukar använda datum i min namnstruktur, dvs xyz_proposal_021915.doc. Du kan också använda v1, v2, etc. eller dina initialer för att beteckna ändringar.
Om du använder onlinesamarbete eller fillagring som Google Drive eller Box, kanske du tror att det här tipset inte gäller dig eftersom du snabbt kan se dokumenthistorik och se vilka ändringar som gjordes och när. Det är sant, men vanan att inkludera beskrivande information i titeln/filnamnet kommer fortfarande att vara ovärderlig om du någonsin laddar ner kopior till din dator eller skickar dem till någon annan utanför plattformen. Det är bara en bra praxis att ta till sig.
3. Var målmedveten med nedladdningar
Standard för de flesta system är att spara nedladdade filer i en nedladdningsmapp. Detta fungerar för många människor, men för mig lämnar det mig med en enorm mapp som jag aldrig tänker på som är fylld med alla typer av filer jag inte behöver på min dator. Istället sparar jag alla mina nedladdningar och tillfälliga filer på mitt skrivbord.
Jag vet vad du tänker: går det inte emot hela den organiserade datoridén? Nej, det gör det faktiskt inte. Mitt mål är att hålla min dator organiserad och fri från skräp, så genom att spara allt på mitt skrivbord (såvida det inte direkt kan arkiveras) kan jag inte glömma det. I slutet av varje dag (eller varannan dag när jag inte orkar se röran) städar jag bort mitt skrivbord genom att antingen ta bort eller arkivera allt.
Faktum är att jag tar bort de flesta filer jag laddar ner – PDF-filer, bilder, filer att granska. Den goda nyheten är att om jag laddade ner den från webben kommer jag med största sannolikhet att kunna hitta den igen om jag behöver den. Om jag laddade ner det från ett e-postmeddelande har jag fortfarande en kopia kvar i mitt e-postarkiv, så ingenting kommer att gå förlorat för alltid.
4. Bekanta dig med sökfunktioner
Även om du har en effektiv filstruktur och alltid arkiverar det du behöver arkivera där det ska arkiveras, om du har många dokument så blir sökfunktionen på din dator din bästa vän. Att kunna koppla in ett eller två ord från filnamnet och hitta det du behöver är mycket snabbare än att bläddra igenom skärmar och skärmar med filer.
Många gånger kanske jag letar efter något specifikt men kommer bara inte ihåg vad jag hette filen. Det är då en nyckelordssökning kommer väl till pass. De flesta system kommer att söka igenom dokumentinnehållet såväl som filnamnet, så rätt nyckelord kan hjälpa dig att snabbt hitta nålen i höstacken. Förutom att söka på nyckelord kan du också söka på filtyp, datum, storlek, etc…du kanske måste vara kreativ här (förstärker argumentet för smarta och beskrivande filnamn och mappstruktur!).
För fler filsökningstips, läs dessa en av dessa två artiklar: The Art of Windows File Search på PCWorld och 10 söktips från en Mac Finder Fanatic på CNET.
5. Säkerhetskopiera dina filer
Det borde vara självklart, men jag säger det ändå – du bör säkerhetskopiera alla dina filer dagligen. Om du inte säkerhetskopierar dina data, är det inte så meningsfullt att lägga tid och energi på att organisera dem.
Överväg att använda en Cloud backup-tjänst. Detta kommer inte bara att hålla dina filer säkra och sunda om du har ett datorfel, utan det låter dig också komma åt dina filer på distans när det behövs. Många system för säkerhetskopiering av data inkluderar även versionshistorik, så om du av misstag tar bort eller gör ändringar i fel fil kan du hämta den version du behöver från din säkerhetskopia. Att säkerhetskopiera dina data gör det också mycket enklare att migrera dina filer (och organisationssystemet som du noggrant konfigurerar) till ditt nya system. Så om du inte säkerhetskopierar filer ännu, pausa din organisering och gör det nu.
6. Planera en regelbunden städningstimme (eller dag)
Det enda sättet den här typen av filorganisation fungerar är när du skapar ett system och håller fast vid det! Filorganisation är en av de saker du måste vara konsekvent med för att den ska fungera effektivt. Det förväntas att din filstruktur kommer att växa och förändras när ditt företag växer och förändras. Och du kommer inte att kunna arkivera allt direkt, hela tiden. Skräp kommer oundvikligen att byggas upp. (Usch…jag vet!)
Planera några timmar varannan vecka (eller en halv dag om det är så verkligen bad) för att rensa igenom och rensa filer på din dator som du inte har kommit till. Detta hjälper dig att hålla din dator ren och köra effektivt, och dina filer är lätta att hitta.
