Att vara en arbetande mamma är inte direkt ovanligt nuförtiden. Det är en rejäl arbetsbörda som kräver en förändring av prioriteringarna för att bli rätt. Som småföretagare som födde sitt första barn i september förra året får jag det.
TopLine Comms var sju år gammal när jag fick reda på att jag var gravid. Jag visste då och där att jag ville ha både affärer och baby – och att jag ville bli både en bra chef och en fantastisk mamma (vissa kanske hävdar att den ena informerar den andra!). Men jag insåg också att att “ha-allt” faktiskt innebar att jag inte kunde göra allt.
Jag visste att jag inte skulle kunna vara lika praktisk på jobbet när barnet väl var fött. Det enda sättet jag kunde släppa kontrollen med ett visst mått av lugn var att se till att det skulle vara “business as usual” – oavsett om jag var på kontoret eller inte. Jag gjorde det till mitt uppdrag att sätta planer på plats så att företaget och personalen kunde arbeta effektivt och tryggt i min frånvaro.
Jag fokuserade på följande fem områden.
1. HR
Vi uppgraderade hela HR-ramverket innan jag gick på mammaledighet. Detta inkluderade att se över hur man genomför en framgångsrik intervju, vägleda en ny medarbetare genom ombordstigningsprogrammet, hantera förmåner och bonusar och genomföra prestationsöversikter. Utöver detta var hela vårt seniorteam fullt utbildat så att vi nu flyter våra HR-processer och kan utföra dem med absolut lätthet.
2. Admin (fakturor etc…)
De flesta av våra administratörer är outsourcade så här fanns det inte så mycket att se över. Om din hanteras internt, se till att den går som en väloljad maskin innan du åker. Jag satsade tid på att se till att till exempel våra IT- och lönesystem fungerade smidigt så att inga fel kunde uppstå under min bortatid. Jag såg också till att teamet visste hur de skulle fixa dem, eller vem de skulle ringa, ifall något skulle gå fel.
När det kom till företagsekonomin gällde det att se till att jag alltid var på pulsen, med system på plats som höll mig uppdaterad och inställd automatiskt.
3. Teamet
En ledare måste delegera – innan min graviditet var detta inte lika lätt för mig. Sanningen är att praktiska färdigheter och operativa uppgifter kan överföras. Jag tillbringade tid med seniorteamet för att hjälpa till att öka deras kompetens för att ta på sig mer ledningsarbete. Jag frågade dem också var de såg eventuella problem som uppstod under min frånvaro, och tog deras råd ombord för att förbereda mig för dem i förväg.
4. Kunderna
Jag meddelade våra kunder att jag skulle åka på mammaledighet några månader i förväg. Detta gav dem tillräckligt med tid att vänja sig vid idén – samtidigt som jag fick mig att felsöka eller checka in. Det innebar också att jag kunde presentera dem för deras nya seniorkontakt och hjälpa till att utveckla den relationen innan jag gick “offline”.
5. Arbetsflöden och processer
Lyckligtvis fungerade vårt företags arbetsflöden och processer redan effektivt och behövde inget arbete. Jag var helt enkelt tvungen att se till att folk förstod dem och höll sig till dem ordentligt.
När arbetsflöden och processer är i bra form är produktivitetsnivåerna höga och människor kan fokusera på affärskritiskt arbete.
Min graviditet gav mig en fantastisk möjlighet att se över alla aspekter av verksamheten. Jag tog tag i det som behövde uppmärksamhet och förstod var och varför det gick bra. Och nu när mammaledigheten är klar och jag är tillbaka på jobbet finns det inga bränder att släcka, inga fartyg att rädda.
