Distansarbete har vuxit konsekvent under det senaste decenniet. En undersökning gjord av Global Workplace Analytics visade att nästan hälften av de anställda arbetade hemma deltid under 2017.
Den snabba avslöjandet av folkhälsoriktlinjer som lagts fram av regeringar över hela USA krävde att företag snabbt skulle övergå till en helt avlägsen miljö. Enligt en CNBC-undersökning fördubblades antalet distansarbetare i april 2020.
Även om distansarbete har ökat, är konsekvenserna av en global pandemi en yttre omständighet som få företag kunde ha förutsett.
Företag kan behöva hantera en avlägsen arbetsstyrka under överskådlig framtid. Denna distansarbetsnorm kommer med en uppsättning unika utmaningar.
1. Effektivisera kommunikationen med distansarbetare
Företag bör upprätta en kommunikationsstrategi för att stödja effektiva fjärroperationer.
En avlägsen miljö eliminerar de naturliga möten som inträffar på ett kontor. Eftersom närhet uppmuntrar till samarbete riskerar en avlägsen arbetsstyrka att splittras.
För att stödja sammanhållningen, ställ in tider när anställda förväntas vara online. I likhet med att arbeta på ett kontor, upprätta ett 9–5 schema för distansanställda.
Den enda förändringen i förväntningarna är att anställda förväntas vara tillgängliga med digitala medel. Detta kommer att säkerställa att kollegor kan samarbeta för att stödja produktiviteten.
Det är viktigt att planera kommunikationen med dina nyligen distanserade anställda för att upprätthålla anpassningen. Schemalagd kommunikation bör vara mer frekvent än den var på kontoret eftersom tillfälliga interaktioner går förlorade på en avlägsen arbetsplats.
Ett sätt att minska avbrott är att upprätta dagliga samtal med dina fjärranställda. Detta erbjuder anställda ett forum för att diskutera frågor eller problem regelbundet, vilket gör att du kan ta itu med eventuella utmaningar innan problem uppstår.
Ett kontor gör snabbt samarbete enkelt eftersom kollegor bara är skrivbord bort. För att upprätthålla en liknande tillgänglighetsnivå i en fjärrmiljö, investera i mobilaktiverade kommunikationsplattformar som Zoom, Trello eller Microsoft Teams.
Mobilanpassade samarbetsplattformar stödjer större tillgänglighet. Detta kommer att hjälpa anställda att vara lyhörda under hela dagen.
Företag bör etablera frekvent kommunikation för att effektivisera informationsflödet mellan team i en avlägsen miljö.
2. Ställ in tydliga förväntningar på prestanda
Företag bör skapa förväntningar på anställda i den nya avlägsna miljön för att stödja en produktiv arbetsstyrka.
Det är svårt att spåra anställdas produktivitet när de inte är synliga. För att hålla medarbetarna ansvariga, ställ förväntningar på de anställdas tidigt i övergången till en avlägsen miljö.
Gör kvalitetsstandarder, deadlines och framgångsmått tydliga. Detta kommer att hjälpa till att bygga ett effektivt team utanför kontoret.
OKRs (mål och nyckelresultat) är ett populärt ramverk för team att definiera mål, spåra framsteg och bedöma resultat. Kolla OKR affärsexempel här. Ramverket gör förväntningar, mål och prestationer tydliga.
Du kan skapa individuella OKR såväl som OKR för team. Genom att göra dem synliga i en teamprojekttavla eller arbetsblad hjälper du ditt team att hålla sig på rätt spår. Du uppmuntrar också lagets investering i en framgångsrik fjärrmiljö.
Prestandahanteringsplattformar ger större insyn i anställdas distansarbete.
Till exempel erbjuder Culture Amp en holistisk produkt för prestationshantering. Plattformen låter dig samla in feedback, utföra objektiva utvärderingar med standardmallar och bedöma de anställdas prestationer.
För att anpassa resultatrapporter kan du filtrera data baserat på egenskaper som avdelning och tjänstgöringstid. Du kan dela rapporter med anställda för att uppmuntra produktiva samtal om prestation.
Du kan också fastställa och spåra anställdas mål genom plattformen. Du kan kommentera framsteg och notera områden som behöver uppmärksamhet.
Programvara för prestationshantering erbjuder möjligheter för dig att förbli uppkopplad och anpassad till dina anställda på distans.
Företag bör utnyttja digitala verktyg och skapa påvisbara förväntningar på distansanställda för att uppmuntra och spåra produktivitet.
3. Använd teknik för att skapa en fjärrkultur
Företag bör dubbla engagemangsaktiviteter för att upprätthålla en positiv arbetskultur på distans.
En vanlig rädsla är att de anställda blir mindre produktiva i en arbetsmiljö. Men distansanställda är mer produktiva utanför en traditionell kontorsmiljö enligt en studie publicerad i European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions.
Detta ställer ledningen inför oväntade utmaningar.
Distansarbetare är mer benägna att arbeta längre timmar och uppleva högre nivåer av stress. Buffers årsrapport, The State of Remote Work, fann att distansanställdas största utmaningar var att koppla ur efter jobbet, ensamhet och att samarbeta och/eller kommunicera.
Stanna hemma och bestämmelser om social distansering som svar på COVID-19 tjänar bara till att förvärra känslor av isolering och frånkoppling.
Företag kan främja gemenskap även i en avlägsen miljö genom att strukturera sätt för anställda att interagera socialt.
Du kan lägga upp dagliga uppmaningar på din primära kommunikationsplattform för anställda att diskutera. Använd uppmaningar som inte är relaterade till arbetsämnen som: vilken är din favoritlåt för feel good? Frågornas natur borde vara underhållande eftersom målet är att minska stress.
Till exempel, om du använder Slack, posta i en öppen kanal med det största antalet medlemmar. Begär att anställda lägger upp svar på kanalen snarare än tråden. Detta kommer att skicka meddelanden till användarna, hålla konversationen uppe i sinnet och uppmuntra till större engagemang.
Det enklaste sättet att främja medarbetarnas engagemang är att reservera tid i början av teammöten för tillfälliga samtal. För att skapa en större känsla av gemenskap, komplettera telefonsamtal med videosamtal. Video håller människors uppmärksamhet och minskar känslan av avstånd.
Du kan börja samtal genom att tala om för anställda att de första fem minuterna av mötet är dedikerade till att komma ikapp. Uppmuntra samtal utöver arbetsuppgifter som helgplaner eller mental hälsa och delta i dessa samtal.
Den plötsliga övergången till en avlägsen miljö förvärrad av den globala pandemin gör känslomässigt ledarskap särskilt viktigt. Ditt humör och ditt beteende påverkar dina anställdas.
Du bör erkänna anställdas stress, oro och oro för att sätta en ton av stöd samt en standard för engagemang i distansarbete.
Företag bör utnyttja digitala plattformar för att uppmuntra social interaktion mellan anställda för att upprätthålla kultur på distans.
4. Anpassa dina processer för att passa en fjärrmiljö
Du kan övervinna utmaningarna med en distanserad arbetsstyrka genom att anpassa dina rutiner till miljön.
Schemalägg täta möten och tillhandahåll mobilaktiverade verktyg för att effektivisera kommunikationen mellan dig och dina anställda.
Kommunicera dina förväntningar till anställda och utnyttja prestationshanteringsplattformar för att hålla dem ansvariga.
Investera tid för att få kontakt med anställda personligen för att bygga en stödjande och engagerad arbetskultur på distans.
