Företag och företagsorganisationer letar ständigt efter sätt att förbättra sin affärsverksamhet och effektivitetsnivåer. De vet också att medarbetarnas närvaro i deras dagliga arbetsroller och funktioner spelar en avgörande roll för nivån på operativ excellens och effektivitet de måste uppnå på sin arbetsplats. Dessutom är det typiskt för företag att ha bekymmer och utmaningar angående sina anställdas närvaro och avgång.
För det första är det oundvikligt att se några anställda ringer in då och då, säger att de inte kommer att kunna anmäla sig till jobbet. Detta är oundvikligt på grund av personliga skäl och ibland hälsonödsituationer. Dessa kan inkludera familjerelaterade bekymmer, plötslig sjukdom, medicinska kontroller, schemalagda operationer eller till och med ha en olycklig olycka på väg till kontoret. Dessa är alla acceptabla och giltiga skäl för anställdas frånvaro.
Därför bör de högre cheferna utveckla ett ledningsarbetsflöde för att hantera inrop och säkerställa att personalnivåerna fortfarande är tillräckliga för att möta deras verksamhet eller kundkrav. Därför har många företag funnit det nödvändigt att installera avropssystem på jobbet.
Här är några saker att tänka på om hur man ställer in en avropsjourlinje för anställda:
1. Upprätta en dedikerad hotline för avrop
En av de första sakerna du måste göra för att skapa en avropsjour för anställda är att upprätta ett journummer som fungerar som jourtelefon för alla dina anställda. Det är mycket viktigt att du upprättar ett permanent nummer så att dina anställda kan ringa till ditt kontor när de inte kommer att kunna anmäla sig till jobbet en viss dag. Detta är användbart oavsett om dina anställda ska rapportera på kontoret eller göra distansarbete.
Du bör centralisera detta nummer så snart som möjligt om du vill få kontroll över dina anställdas närvaroarbetsflöde. Du kan gå tillväga på olika sätt. En är att ställa in ett dedikerat internt telefonnummer som dina anställda kan ringa när som helst om de inte kan passa för jobbet.
Du kan också sätta upp en röstbrevlåda där de kan ringa in och lämna ett meddelande om att de inte kommer in för dagen. Ett annat alternativ skulle vara att utse en specifik anställd eller ett team av anställda och ge dem nummer som skulle ta emot alla samtal från anställda som inte kan anmäla sig till jobbet.
2. Lär dig fördelarna och nackdelarna med olika metoder
De olika sätten eller metoderna för att sätta upp din anställds avropsjour har sina fördelar och nackdelar. Vissa av dem fungerar för specifika typer av arbetsarrangemang, medan andra inte fungerar på samma sätt. Följande är några av fördelarna och nackdelarna med att upprätta en avropstelefon:
Fördelar:
- En enda dedikerad linje skulle vara lättare för dina anställda att komma ihåg om de inte kan komma in på jobbet.
- Röstbrevlådan behöver inte vara bemannad av någon i din personal. Den kan ta in röstmeddelanden vilken dag och vilken tid som helst på dygnet.
- Genom att utse en specifik anställd eller personal att ta emot samtalen från anställda som inte kan komma till jobbet ger dig mer kontroll över arbetsflödet. Det ger dig också ett snabbt sätt att avgöra hur många som har ringt in för dagen så att du kan förutse ditt schema för personalresurser.
Nackdelar:
- Det skulle medföra kostnader eftersom du med största sannolikhet skulle behöva utse en specifik anställd för att ta emot samtalen från anställda som ringer in för att säga att de inte kommer till jobbet den dagen. Andra uppringare måste också vänta om de fortfarande pratar med en anställd som ringer in, om du inte anställer ytterligare medlemmar för att ta andra samtal.
- Den största nackdelen med röstmeddelanden är att du inte kan svara snabbt om den anställde som ringer in har några frågor eller funderingar. En annan är att en del av meddelandena kan hopa sig, och du kanske inte hämtar det relevanta röstbrevlådan du letar efter när du behöver det.
- Nackdelen med att utse specifik personal eller personal för att ta emot samtal från anställda som inte kommer att rapportera på jobbet är att de måste matcha tiderna för din verksamhet. Om ditt företag arbetar 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, måste du också bilda ett team som kan tillhandahålla tjänsten under samma antal dagar och timmar.
En av de bästa lösningarna på behovet av en anställd avropshotline skulle vara att anlita en tredjepartslösningsleverantör. Det här är företag som erbjuder en dedikerad telefonlinje som dina anställda kan ringa om de inte kan anmäla sig till jobbet eller om de kommer att bli sent vilken dag som helst. De kan ge ditt företag eller företagsorganisation ett unikt hotlinenummer som dina anställda kan ringa för att säga att de inte kommer in på jobbet. Hotline täcker informationsintagsaspekten av ditt arbetsflöde för frånvarohantering.
3. Uppdatera dina anställdas närvaropolicy och inropsrutiner
En annan aspekt av ditt frånvarohanteringssystem som du bör sätta upp är din uppsättning policyer och rutiner för hantering av frånvaro. Om möjligt bör du ha en översikt över regler, policyer och procedurer om du inte har konfigurerat ditt inringningssystem ännu. Sträva efter att färdigställa ditt ramverk för dessa för ditt frånvarohanteringssystem.
Om ditt företag har varit verksamt ett tag nu är det högst troligt att du redan har utvecklat ett system för inrop och en uppsättning regler, policyer och rutiner för hantering av frånvaro. Du måste dock göra en omfattande granskning för att matcha dem med din valda teknik. Detta kan ta tid, särskilt om du vill se över dina befintliga regler noggrant.
Här är några typiska frågor som din arbetsstyrka kan ha om dina närvaropolicyer och rutiner.
- När skulle arbetarna behöva ringa in?
- Hur många dagars uppsägningstid ska de meddela innan planerad frånvaro?
- Vad blir konsekvensen om de bryter mot policyn?
- Hur känner de till och spårar sin frånvaro?
Du måste också inkludera följande saker i ditt frånvarohanteringssystem, regler, policyer och procedurer:
Närvaropolicy:
Ha ett separat dokument som innehåller alla dina policyer som täcker alla områden av oro för anställdas närvaro. Det bör också innehålla regler om fördröjning, att inte dyka upp på jobbet, att lämna jobbet i förtid, utebliven ankomst och olika typer av sjukskrivningar. Dessutom bör det stå hur frånvaro kan påverka deras lön och bonusar.
Call-in Policy:
Närvaro är en kritisk aspekt av affärsverksamheten i de flesta företag eller affärsorganisationer. Därför måste arbetsledare och teamledare veta hur många personer de kommer att ha ombord under arbetsdagen för att avgöra om de kan göra jobbet. Detta gäller särskilt för branscher där varje person har en tilldelad fast arbetsvolym.
4. Konfigurera ditt nya avropssystem efter dina krav
Nästa steg i att inrätta en anställd avropshotline skulle vara att korrekt konfigurera ditt nya avropssystem för att matcha kraven för din affärsverksamhet. Tänk på procedurerna, skriptet och arbetsflödena när du konfigurerar ditt avropssystem.
Hela poängen med ett centralt avropssystem är att underlätta. Att installera det bör effektivisera saker för dig, dina anställda, teamledare, arbetsledare, verksamhetschefer, HR-personal och verkställande ledare. Samtidigt bör du dock se till att dina systemkonfigurationer följer det du har skrivit i dina närvaro- och inropspolicyer.
Till exempel bör din inringningsjourlinje ha standardiserade och enhetliga skript- och svarsmeddelanden som kan fungera som aviseringspåminnelser. Varje uppringare bör uppmanas av ett förinspelat meddelande som skulle vägleda dem varje steg på vägen. Om din inringningspolicy kräver att arbetare ringer ett visst antal minuter före sitt skift, bör ditt system ha ett sätt att spela in deras samtal med den exakta tidsstämpeln för när samtalet inträffade.
Några av de andra funktionerna som du kan konfigurera är följande:
- Ställ in dina systemaviseringar för att filtrera vem som får vilka meddelanden och varningar.
- Du kan också sätta upp ett system som staplar närvaroöverträdelser av enskilda anställda. Systemet kommer att skicka ut meddelanden och varningar närhelst det finns ett brott mot specifika regler och policyer.
- Kartlägg vem som ska ta över arbetet som ska utföras av en frånvarande medarbetare, baserat på vem som är närvarande på jobbet en viss dag.
5. Utbilda och berätta för användare om det nya avropssystemet
Nästa steg i att sätta upp ditt nya avropssystem skulle vara att utbilda och berätta för dina användare om ditt nya system eftersom alla dina anställda och teamledare och chefer kommer att använda detta. Se till att tillräckligt med information når alla anställda och team genom dina vanliga kommunikationskanaler.
Alla dina berörda team och enskilda anställda bör få tillräckligt med information om hur det nya avropssystemet fungerar. Annars kommer det inte att vara rättvist att förvänta sig att de använder det nya systemet och följer dina närvaropolicyer och inropsprocedurer om de inte vet något om dem.
Så här är några av den grundläggande informationen som de anställda bör känna till:
- De ska få hotlinenumret, som ska sättas upp på iögonfallande platser på arbetsplatsen och skickas till deras e-post.
- De bör få papperskopior eller digitala filer som innehåller de uppdaterade närvaropolicyerna.
- De bör få tillräckligt med information om hur de kommer åt portalen eller plattformen där de kan göra inropsproceduren.
- De bör veta om detaljerna och meddelanden som de kommer att få och vad de kan förvänta sig.
- Handledarna bör å sin sida utbildas i att använda inropssystemet. De bör lära sig hur man använder dess portal eller plattform och hur man går tillväga för att manipulera åtminstone några av dess grundläggande funktioner. De bör också veta hur man lägger till poster, skickar meddelanden och kör manuella rapporter.
6. Använd närvarodata och verktyg för att kontinuerligt förbättra verksamheten
Slutligen, överväg att utnyttja din närvarodata och frånvarohanteringsverktyg för att identifiera sätt på vilka du kontinuerligt kan förbättra din affärsverksamhet och ditt arbetsflöde. Kom ihåg att ditt nya avropssystem har flera funktioner och funktioner förutom att registrera närvaroöverträdelser. Ta dig tid att utforska dess funktioner och hur du kan använda dess olika funktioner för att kontinuerligt förbättra din affärsverksamhet och arbetsflöden.
Här är några av de data som lagras i det avropssystemet som du kan använda:
- Historiska uppgifter om närvaron av enskilda anställda och deras respektive avdelningar
- Data om skift av lag och individer
- Nuvarande poängtilldelning
- Uppgifter om meddelanden som skickats till en anställd samt tidigare varningar
- Skäl angavs av den anställde för att ringa in
- Eventuella överträdelser som begåtts av den anställde
- Incidenter som kan ha inträffat, med uppgifter om dag och tid
Här är flera sätt på vilka du kan använda historiska data som lagras i ditt inringningssystem:
- Prognostisera anställdas närvaro dagligen, veckovis och månadsvis
- Ta reda på om närvaropolicyerna du formulerat har varit användbara för att öka närvaronivåerna. Försök att få en känsla av om varningar och incitament har varit effektiva sätt att uppmuntra till bättre närvaro bland dina anställda.
- Upptäcka potentiella övergrepp bland enskilda anställda som kanske redan har etablerat beteendemönster som är oacceptabla
- Analys av trender för att hjälpa till med uppföljning av fall och uppföljning av hur man förhindrar att samma fall inträffar
Företag måste sätta upp rätt avropssystem som deras anställda kan nå så snart som möjligt när de måste säga att de inte kommer att kunna anmäla sig till jobbet. Detta är avgörande för affärsverksamheten eftersom teamledare och arbetsledare skulle behöva veta hur många och vilka av deras anställda som skulle vara tillgängliga för arbete en viss dag. Det hjälper till att fylla i personalbrister omedelbart så att affärsverksamheten inte påverkas trots närvaroproblem. Att inrätta en avropsjourlinje för anställda skulle säkerställa att ett företag kan effektivisera sitt frånvarohanteringssystem, minska frånvaro- och avgångsnivåer och förbättra affärsverksamheten, vilket främjar affärstillväxt på lång sikt.
