Vilken stil vill du ha?
Av Dianna Booher
E-postmeddelanden och presentationer efterliknar konversation. Det kan vara både bra och dåligt. Bra, eftersom våra ord kan låta varma, personliga, ärliga eller uppriktiga. Dåligt, när våra ord låter arga, sarkastiska, aggressiva eller flippiga.
För att få en tydlig förståelse av tonen, överväg följande stycken skrivna i olika stilar:
T-shirt kommunikation:
Du har redan fått höra detta en gång. Vi måste sänka kostnaderna för gas. Det kommer att vara upp till er att berätta för ert folk hur de kör sina tjänstebilar. Uppenbarligen har vissa människor inte en aning om hur mycket vi spenderar på deras racing runt stan på företagshjul. Om de där bensinräkningarna inte faller, kommer någon att sparka i baken.
Lämpligt informellt:
Du är redan medveten om att ett av huvudteman för divisionschefer detta kvartal kommer att vara att övervaka och kontrollera bensinanvändningen. Det här temat kommer att hamras hårt och tungt under hela året och, jag är säker på, under de kommande åren. Det kommer att vara upp till dig att sätta strikta riktlinjer för att hjälpa dina medarbetare att bättre planera sina scheman och se till att de kör tjänstebilar effektivt. Jag är övertygad om att ett antal av våra personer inte ägnar samma uppmärksamhet åt tjänstebilarna som de skulle göra till sina egna familjebilar när de måste köpa bensin ur egen ficka.
Formell:
Som ni vet kommer ett av huvudmålen för divisionschefer att övervaka och reglera bensinanvändningen. Företaget kommer upprepade gånger att betona bilekonomi under de kommande åren. Chefer måste sätta fasta riktlinjer för att hjälpa anställda att bättre planera sina scheman och använda tjänstebilar effektivt. Sådana mål bör uppmuntra anställda att ge tjänstebilar samma omsorg som de ger sina privata bilar.
Pompös:
Eftersom all ledning är medveten kommer ett av huvudmålen för divisionschefer att vara övervakning och reglering av bensinanvändning av personal. Ekonomisk och effektiv användning av bilar kommer att vara ett återkommande problem under de kommande åren, och det är viktigt att stränga mål ställs upp för all personal med vederbörlig respekt för effektiva sammanställningar av uppdrag inom samma geografiska region och till ett försiktigt utnyttjande av företagets fordon . Dessa mål bör inkludera incitament för personal att ge företagstransporter samma noggranna uppmärksamhet som personliga fordon.
I allmänhet, för att välja lämplig stil för ett dokument, överväg hur du skulle uttrycka dina idéer i samtal med samma läsare eller läsare. Visa omtanke, var uppriktig, var direkt. Men om du tänker vara mer formell i ditt skrivande eller dina presentationer, var noga med att utelämna repetitiva detaljer, obekväma meningar och grammatiska fel som kan smyga sig in när du talar eller skriver.
Om du tänker vara informell, använd för all del de personliga pronomenen du vi dem, och jag. Och du kan slänga in en och annan clichḗ och vardag om de får fram poängen med genomslag. Lägg också in personer i ditt tal eller dokument. Det vill säga använd aktiv röst: Säg “Alla chefer har schemalagda feedbacksessioner.” Inte det passiva: “Feedback-sessioner har schemalagts av alla chefer.” Vem gör vad som gör saker precisa.
Dessutom är aktiva meningar i allmänhet kortare. Du läser till exempel inte den här skylten i en trafikkorsning: “Alla fordon måste stoppas helt.” Istället läser du “Stopp”.
Med en mer formell ton tjänar personliga pronomen dig fortfarande väl. De framstår som uppriktiga och direkta. Utelämna bara de obekväma meningarna och grammatikfelen.
För att välja lämplig stil, överväg tre frågor för att fastställa formaliteten eller informaliteten för din e-post eller presentation:
1) Din relation till läsaren/läsarna eller lyssnarna
2) Ämnet för ditt e-postmeddelande eller ditt tal
3) Syftet med din e-post eller ditt tal
Om du till exempel skriver för att tillrättavisa en anställd, bör din ton vara bestämd och objektiv. Å andra sidan, om du önskar din personal en trevlig semester, vill du förmodligen använda en lätt, informell stil.
Slutligen den tredje frågan: syfte. Syftet med din e-post eller presentation kan diktera antingen en formell eller informell ton. Även om du kanske skriver till någon du känner väl, kan mottagaren av ditt e-postmeddelande ha för avsikt att vidarebefordra det till styrelsen som bevis på en nyförslagen idé. I den situationen kan du naturligtvis bestämma dig för att ändra din vanligtvis informella chatt till ett mer formellt tillvägagångssätt, utan samtalsspråk eller avsiktliga meningsfragment.
Oavsett om du skriver eller talar, kommer din relation till läsaren, innehållet och syftet – alla tre – att avgöra vilken stil som är lämplig.
Förslag: Lämna T-shirtkommunikation till klädtillverkarna.
Dianna Booher är den bästsäljande författaren av 50 böcker, inklusive Snabbare, färre, bättre e-postmeddelanden. Hon hjälper organisationer att kommunicera tydligt och individer att öka inflytandet med en stark personlig närvaro.
